Waarom een goede Word-template je huisstijl bewaakt

Vrijwel iedere organisatie gebruikt Word voor offertes, brieven, rapporten en andere documenten. Juist in die documenten ontstaat vaak de grootste afbreuk aan een professionele en consistente uitstraling. Niet omdat medewerkers dat willen, maar omdat Word ongemerkt opmaak uit andere documenten overneemt.

Neem contact op

Het belangrijkste inzicht

Een goede Word-template bewaakt je huisstijl.

Veel organisaties hebben al een Word-template. Toch ontstaan na verloop van tijd steeds meer verschillen. Teksten worden gekopieerd uit oude documenten, e-mails of websites. Lettertypes, kleuren, witruimte en alineastijlen worden daarbij ongemerkt meegenomen. Iedere kleine afwijking lijkt onschuldig. Samen zorgen ze ervoor dat documenten steeds minder professioneel en herkenbaar ogen.
Word-template

Herken je dit?

  • Worden overal dezelfde lettertypes gebruikt?
  • Blijft geplakte tekst correct opgemaakt?
  • Kloppen koppen, kleuren en witruimte?
  • Kan iedereen eenvoudig correct werken?
  • Zijn alle documenten consistent?

Wat veel organisaties niet zien

De grootste afbreuk aan een professionele huisstijl ontstaat vaak niet in brochures of op de website, maar in de Word-documenten die iedere dag binnen de organisatie worden gemaakt.

In de praktijk blijkt het vaak anders dan organisaties vooraf denken:

“Ik plak alleen even een stukje tekst.”
Je neemt vaak ongemerkt vreemde opmaak mee.
“Dat ziet niemand.”
Kleine verschillen geven samen een rommelige indruk.
“Iedereen gebruikt dezelfde template.”
Een slechte basis zorgt toch voor steeds meer variatie.
“Word corrigeert dat vanzelf.”
Word neemt opmaak juist automatisch over.

Een goede template voorkomt niet iedere fout, maar maakt correct werken veel eenvoudiger. Lettertypes, koppen, kleuren, tabellen en witruimte zijn vooraf goed ingericht, zodat de huisstijl ook in dagelijks gebruik herkenbaar blijft.

Onze favoriete werkwijze

Iedere organisatie gebruikt Word anders. Daarom beginnen we niet met allerlei functies, maar met de documenten die medewerkers werkelijk maken.

We bekijken waar het nu misgaat

Welke documenten worden gebruikt, waar ontstaan afwijkingen en welke handelingen kosten onnodig veel tijd?

We bouwen een stevige basis

We richten stijlen, lettertypes, kleuren, koppen en vaste onderdelen zo in dat de template de huisstijl zo goed mogelijk bewaakt.

We zorgen dat mensen ermee kunnen werken

De template moet logisch en praktisch blijven. Waar nodig geven we een korte uitleg, zodat medewerkers niet steeds zelf hoeven te corrigeren.

Checklist:
bewaakt jullie Word-template de huisstijl?

Loop de vijf punten hieronder langs. Blijft er één vraag onbeantwoord, dan is dat meestal precies de plek waar de meeste winst zit.

Twijfel je? Dan is een korte, vrijblijvende blik van buitenaf vaak al genoeg.

Laat eens een paar dagelijkse
Word-documenten zien

Vaak zien we direct waar verschillende lettertypes, geplakte opmaak en handmatige correcties de huisstijl aantasten. Een bestaande template is soms al met enkele gerichte aanpassingen sterk te verbeteren.

Laat onze Word-documenten bekijken

Stel jezelf tot slot één vraag: Hoeveel afbreuk doet de dagelijkse Word-opmaak nu aan de professionele uitstraling die jullie elders zorgvuldig hebben opgebouwd?

Ook interessant

Twee andere vraagstukken waar organisaties regelmatig tegenaan lopen.

Huisstijl

Waarom verwatert een huisstijl langzaam?

Ontdek hoe praktische huisstijlregels zorgen voor meer rust, herkenning en een professionele uitstraling.

Lees meer over huisstijl

PowerPoint

Is jouw PowerPoint goed genoeg voor een belangrijke eerste indruk?

Ontdek hoe een paar gerichte verbeteringen een presentatie overtuigender kunnen maken.

Lees meer over PowerPoint
Bel ons
Of stuur een mail